Gastblog Jolanda Gooiker: Werktijden opnemen met Toggl

Klokken met Toggl is simpel

Het klokken van werktijd, dat kan en moet simpel gaan. Ik heb dit gemaakt om je te helpen Toggl in te richten vóór je eerste gebruik.  Toggl is een app waar ik erg blij mee ben. Ik wil je helpen om Toggle direct goed in te richten. Een goed ingerichte Toggl zorgt ervoor dat je je tijd beter opneemt en zorgt voor gemak bij het factureren. (leestijd 5 minuten)

Wat is Toggl?

Toggl is Engels voor schakelaar. De functie van Toggl is door een schakelaar tijd bij te houden die je werkt per project. Dat kan handig zijn als je meer opdrachtgevers hebt of als je inzicht wilt in je dagbesteding. Ik werk aan verschillende projecten op een dag en heb me aangewend om bewust om te gaan met het klokken. Elk project heeft een kleur en naam die je zelf instelt. Toggl maakte mij bewust van mijn effectieve uren. Ik vind het vooral handig om bij sommige facturen gemakkelijk een specificatie te kunnen meesturen van de werkzaamheden.

Start met Toggl

Voor de start: neem de app en maak een account aan via Sign UP (of via je google/gmail account) en neem eerst de gratis versie. De volgende keren werk je via Log in. (noteer Toggle, inlog emailadres + een uniek wachtwoord op een veilige plaats)

• Open de app, je komt nu langs een korte handleiding, bekijk deze dia’s zeker
• Start met het opnemen van tijd, (even fictief) door de groene driehoek aan te tikken
• Wat doe je precies? Typ bij ‘What are you working on’ in wat je gaat doen of hebt gedaan: kort en bondig, dit komt op je rapaportages.
• Typ op de tweede regel bij project een naam van een project in, of kies uit de lijst van bestaande projecten.
• Loopt de tijd? dan zie je een statusbalk met projectnaam (kleurtje) en alvast de stopknop.
• Je kunt meerdere projecten toekennen aan een opdrachtgever, en je kunt bij elke keer dat je tijd opneemt een omschrijving geven van wat je doet (Bijv. overleg huisstijl/ bellen Karin)

Test Toggl zo

• Open (zogenaamd) een andere app en open Toggl opnieuw. Tik nu op de start/stop knop (vierkantje is stop)
• Doe dit nog een paar keer met omschrijvingen die anders zijn. Merk op dat Toggle vorige omschrijvingen onthoudt.
• Je ziet nu een lijst met regels per ‘klus’ met de jongste bovenaan.
• Elke regel kun je naar links swipen, dan is hij weg. Als je naar rechts swipet, gaat Toggl verder met tijd opnemen. Toggl is supersimpel.

Pakket ophogen

Wil je nog meer tijdwinst behalen? Dan kun je Toggl opwaarderen naar het pakket ‘starter’ 9 dollar per maand, waarbij je bij elke opdrachtgever ook een tarief kunt instellen. Als je geen boekhoudprogramma hebt, maar je uren via excel bijhoudt, kan dit handig zijn.

Meer tips voor Toggl

Soms denk ik ‘oh dat doe ik ff tussen door’, en duurt de klus toch langer dan gedacht. In dat geval tik je op play en op de tijdsaanduiding naast de stopwatch bovenin, geef via het numerieke toetsenbord het aantal minuten in dat je al besteedt hebt. Nu gaat Toggl doortellen vanaf dat aantal minuten. Een uur en een kwartier kun je als 75 ingeven.

Achteraf opgeven gewerkte tijd

Je kunt je gewerkte tijd helemaal handmatig ingeven, met een startmoment met dag/datum/tijd en stop dag/datum/tijd. Je kunt ook achteraf een regel wijzigen, bijvoorbeeld de tijd aanpassen, handig als je tussendoor opgebeld werd. Tik eerst bij een lopende tijd op stop en dan op het klokje naast de tijd. Dat kan start of eind tijd zijn, dat werkt hetzelfde. Als je op de klok tikt, verschijnt er een klok waarin je met het schuifje rond de wijzerplaat vooruit of achteruit kunt schuiven. Het driehoekje is de starttijd, het vierkant is de eindtijd.

Inzicht in je uren met rapportages

Je krijgt eens per week per mail een overzicht van Toggl met alle projecten van de afgelopen week. Je kunt dit voor het overzicht gebruiken. Je kunt ook specifieker uitdraaien maken.

Als je net als ik facturen stuurt uit een boekhoudprogramma, dan kun je uit Toggl een pdf halen die je als bijlage meestuurt. Doe dit via een groot scherm zoals laptop of desktop. Log in bij Toggl, nu zie je een zwarte zijbalk links. Daar staan meer mogelijkheden in dan op je telefoon. Kies hier voor “reports”. In dit scherm kun je per opdrachtgever en voor een periode die je zelf instelt een overzicht krijgen. Loop het nog even door op foute invoeren (heb je per ongeluk 2 seconden opgenomen, dan kun je dat er nu nog uithalen) download de pdf en stuur dit op.

Werk je op een groot scherm met Google Chrome, dan kun je via rechts bovenin drie puntjes>meer hulpprogramma’s>Extensies de extensie van Toggl installeren en ook via je browser klokken.

Oude projecten of opdrachtgevers weghalen uit de app

Als je de app en de website allebei gebruikt, zul je het grootste gemak ervaren. Even snel via je telefoon klokken en de administratie na afloop doe je via het grote scherm. Het rijtje opdrachtgevers of projecten moet alleen niet te lang worden, anders is het onoverzichtelijk op je telefoonscherm. Bij mijn telefoontoestel raak ik de draad kwijt als er meer dan 7 projecten onder elkaar staan. Dus hoe ruim je die meer dan 7 projecten ‘op’? Stel dat je projecten hebt afgerond, of opdrachtgevers uit het rijtje op je app wilt verwijderen, dan zul je iets raars merken: Verwijderde opdrachtgevers vanaf je grote scherm, verdwijnen niet vanzelf van je app. Het trucje is dat je de Toggl app even verwijderd van je telefoon en opnieuw erop zet. Dan heb je de opdrachtgevers-lijst ook weer bijgewerkt.

Slim ingeven tekst

Mijn laatste tip zorgt ervoor dat woorden die je vaak gebruikt, sneller in beeld komen. Op een Apple telefoon gebruik je tekstvervanging (instellingen>algemeen> toetsenbord) Bij Androids heet dit trefwoorden.

Meer?

Heb je nog meer tips of weet je nog andere dingen die ik ben vergeten te zeggen over Toggl?  Ik hoor ze graag. Wil je advies over het gebruik van apps of software voor je zaak, neemt dan gerust contact op.

Heb je tot hier gelezen? Bedankt! Als je hier wat aan hebt, stuur dit blog dan door aan je collega’s.