Werktijden opnemen met Toggl
Een goed ingerichte Toggl zorgt dat je je werktijd nauwkeuriger bijhoudt en maakt factureren een stuk makkelijker.
Gastblog door Jolanda Gooiker.
Het klokken van werktijd, dat kan en moet simpel gaan. Ik heb deze handleiding gemaakt om je te helpen Toggl in te richten vóór je eerste gebruik. Toggl is een app waar ik erg blij mee ben. Ik wil je helpen om Toggl direct goed in te richten. Een goed ingerichte Toggl zorgt ervoor dat je je tijd beter bijhoudt en zorgt voor gemak bij het factureren.
Wat is Toggl?
Toggl is Engels voor schakelaar. De functie van Toggl is dat je met een schakelaar de tijd bijhoudt die je per project werkt. Dat kan handig zijn als je meerdere opdrachtgevers hebt, of als je gewoon inzicht wilt in je dagbesteding. Ik werk zelf aan verschillende projecten op een dag en heb me aangewend om bewust om te gaan met het klokken. Elk project heeft een kleur en naam die je zelf instelt. Toggl maakte mij bewust van mijn effectieve uren. Ik vind het vooral handig om bij sommige facturen gemakkelijk een specificatie van de werkzaamheden te kunnen meesturen.
Start met Toggl
Voor de start: neem de app en maak een account aan via Sign Up (of via je Google- of Gmail-account) en neem eerst de gratis versie. De volgende keren werk je via Log in. Noteer je inloggegevens en een uniek wachtwoord op een veilige plaats.
- Open de app, je komt nu langs een korte handleiding, bekijk deze dia's zeker.
- Start met het opnemen van tijd, bijvoorbeeld even fictief, door op de startknop te tikken.
- Wat doe je precies? Typ bij "What are you working on" in wat je gaat doen of hebt gedaan: kort en bondig, dit komt terug op je rapportages.
- Typ op de tweede regel bij project een naam van een project in, of kies uit de lijst van bestaande projecten.
- Loopt de tijd, dan zie je een statusbalk met projectnaam, kleurtje en alvast de stopknop.
- Je kunt meerdere projecten toekennen aan een opdrachtgever, en je kunt bij elke keer dat je tijd opneemt een omschrijving geven van wat je doet, bijvoorbeeld "overleg huisstijl" of "bellen met klant".
Test Toggl zo
- Open zogenaamd een andere app en open Toggl opnieuw. Tik nu op de start/stop-knop.
- Doe dit nog een paar keer met omschrijvingen die anders zijn. Merk op dat Toggl vorige omschrijvingen onthoudt.
- Je ziet nu een lijst met regels per "klus", met de jongste bovenaan.
- Elke regel kun je naar links vegen om hem te verwijderen. Veeg je naar rechts, dan gaat Toggl verder met tijd opnemen. Toggl is supersimpel.
Pakket ophogen
Wil je nog meer tijdwinst behalen? Dan kun je Toggl opwaarderen naar een uitgebreider pakket, waarbij je bij elke opdrachtgever ook een tarief kunt instellen. Houd je je uren nu nog handmatig bij in een spreadsheet en geen apart boekhoudprogramma, dan kan dit handig zijn.
Meer tips voor Toggl
Soms denk ik "oh, dat doe ik wel even tussendoor", en duurt de klus toch langer dan gedacht. In dat geval tik je op play en op de tijdsaanduiding naast de stopwatch bovenin, en geef je via het numerieke toetsenbord het aantal minuten in dat je al besteed hebt. Toggl telt dan door vanaf dat aantal minuten. Een uur en een kwartier kun je invoeren als 75 minuten.
Achteraf opgeven gewerkte tijd
Je kunt je gewerkte tijd ook helemaal handmatig ingeven, met een startmoment inclusief dag, datum en tijd, en een stopmoment op dezelfde manier. Je kunt ook achteraf een regel wijzigen, bijvoorbeeld de tijd aanpassen, handig als je tussendoor opgebeld werd. Tik eerst bij een lopende tijd op stop, en dan op het klokje naast de tijd. Dat kan de starttijd of de eindtijd zijn, dat werkt hetzelfde. Tik je op de klok, dan verschijnt er een wijzerplaat waarin je met een schuifje vooruit of achteruit kunt schuiven. Het driehoekje is de starttijd, het vierkantje is de eindtijd.
Inzicht in je uren met rapportages
Je krijgt eens per week per mail een overzicht van Toggl met alle projecten van de afgelopen week. Dat overzicht kun je gebruiken om snel te zien waar je tijd naartoe ging. Wil je iets specifiekers, dan kun je ook zelf een uitdraai maken.
Stuur je facturen uit een boekhoudprogramma, dan kun je uit Toggl een pdf halen die je als bijlage meestuurt. Doe dit via een groot scherm zoals een laptop of desktop. Log in bij Toggl, dan zie je een zwarte zijbalk links. Daar staan meer mogelijkheden in dan op je telefoon. Kies hier voor "Reports". In dit scherm kun je per opdrachtgever en voor een periode die je zelf instelt, een overzicht opvragen. Loop het nog even door op foute invoer, heb je bijvoorbeeld per ongeluk twee seconden opgenomen, dan kun je dat er nu nog uithalen, download de pdf en stuur die op.
Werk je op een groot scherm met Google Chrome, dan kun je via het menu met de drie puntjes rechtsboven, bij extensies of add-ons, ook de Toggl-extensie installeren en zo ook via je browser klokken.
Oude projecten of opdrachtgevers weghalen uit de app
Gebruik je de app en de website allebei, dan zul je het grootste gemak ervaren: snel via je telefoon klokken, en de administratie na afloop via het grote scherm afronden. Het rijtje opdrachtgevers of projecten moet dan wel niet te lang worden, anders is het onoverzichtelijk op je telefoonscherm. Zelf raak ik op mijn telefoon de draad kwijt zodra er meer dan zeven projecten onder elkaar staan.
Hoe ruim je die extra projecten dan op? Stel dat je projecten hebt afgerond of opdrachtgevers uit het rijtje op je app wilt verwijderen, dan zul je iets raars merken: verwijderde opdrachtgevers vanaf je grote scherm verdwijnen niet vanzelf uit de app. Het trucje is dat je de Toggl-app even van je telefoon verwijdert en opnieuw installeert. Dan is de opdrachtgeverslijst ook weer bijgewerkt.
Slim ingeven van tekst
Mijn laatste tip zorgt ervoor dat woorden die je vaak gebruikt, sneller in beeld komen. Op een telefoon met iOS gebruik je hiervoor tekstvervanging, te vinden onder instellingen > algemeen > toetsenbord. Bij Android heet dit trefwoorden of woordsuggesties.
Meer weten?
Werk je veel op afstand en gebruik je naast Toggl ook videobellen, kijk dan ook even bij mijn artikel over een Zoom-link aanmaken. Wil je meer lezen van Jolanda, dan schreef ze eerder ook over veilig thuiswerken als zzp'er. Heb je vragen over het gebruik van apps of software voor je eigen bedrijf? Vraag de gratis SEO-check aan.
Jolanda Gooiker geeft regelmatig tips over hoe je verder komt met je online strategie.
Veelgestelde vragen
Wat is Toggl?
Een tijdregistratie-app waarmee je met een starttijd en stoptijd bijhoudt hoeveel tijd je aan een project besteedt. Elk project krijgt een eigen naam en kleur.
Kan ik met Toggl mijn uren exporteren voor een factuur?
Ja, via de rapportages op het grote scherm kun je per opdrachtgever en periode een overzicht opvragen en als pdf downloaden om als bijlage bij een factuur te sturen.